La digitalisation du cycle O2C est un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent sans cesse s’adapter aux évolutions réglementaires et technologiques. Parmi les défis à relever, on peut citer :

L’évolution des réglementations : la facturation électronique devient obligatoire dans de nombreux pays, représentant un catalyseur important pour la digitalisation du processus O2C.
L’inflation et la hausse des taux d’intérêt : dans un contexte de resserrement des conditions de financement, la gestion optimisée de la trésorerie et le recouvrement rapide des créances deviennent essentiels.
Le financement sélectif : les entreprises doivent démontrer une solide gestion de leur trésorerie pour accéder aux financements et maintenir la confiance des investisseurs.
Les défis d’approvisionnement : la digitalisation du cycle O2C permet d’améliorer la collaboration avec les fournisseurs et de mieux gérer les risques liés à la chaîne d’approvisionnement.
L’analyse des données : le recouvrement prend une dimension analytique importante, avec des statuts de facture à analyser et des workflows à mettre en place pour traiter et optimiser la performance cash.

Les bénéfices de la digitalisation du processus O2C

La digitalisation du processus O2C offre de nombreux avantages pour les entreprises, parmi lesquels :

Efficience opérationnelle : l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée permet aux équipes de se concentrer sur des missions plus stratégiques, telles que l’analyse et la prise de décision.
Réduction des délais de traitement : la dématérialisation des documents et l’automatisation des workflows accélèrent les échanges entre les différents services et partenaires, réduisant ainsi les délais de traitement des commandes et des paiements.
Diminution des risques d’erreur : la digitalisation limite les erreurs de saisie et les oublis, grâce à la centralisation et à l’homogénéisation des données.
Partage d’informations et culture cash : la mise à disposition d’informations fiables et en temps réel favorise la collaboration entre les équipes et la prise de décision éclairée, tout en renforçant la culture cash au sein de l’entreprise.

Meilleures pratiques pour une digitalisation réussie du processus O2C

Pour tirer pleinement profit de la digitalisation du processus O2C, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en œuvre :

KYC (Know Your Customer) : un processus KYC robuste, incluant un fournisseur de données, permet de contrôler la qualité des données d’entrée et l’unicité des identifiants clients. Une interface entre le CRM et le référentiel clients facilite la récupération des données et l’analyse crédit.

Commande : le recours à un portail client sécurise la qualité de la donnée d’entrée. Les informations relatives aux commandes sont instantanément partagées avec le service approvisionnement. Les limites de crédit et l’encours actuel sont consultables dans l’interface de validation des commandes.
Facturation : la facturation dématérialisée (PDF) ou électronique (EDI) facilite la transmission. Pour les clients disposant d’un portail client, les statuts sont récupérés automatiquement afin de traiter les rejets/refus au plus tôt.
Paiement : solution de paiement intégrée et/ou paiement via le portail client.
Lettrage : utilisation du prédictif et de machine learning afin d’affiner les critères de rapprochement sur la base des comportements de paiement de chaque client. Les ratios atteignables aujourd’hui dépassent les 85 %.
Recouvrement : utilisation de l’IA pour définir le comportement de paiement basé sur l’historique et de proposer des portefeuilles clients pertinents.
Litiges : module de traitement des litiges intégré à l’outil de recouvrement, permettant de gérer un workflow de relance interne avec les parties prenantes impliquées dans le process de résolution.
Partage transverse des données et KPIs : le partage des données et KPIs du cycle O2C au-delà des équipes crédit management et recouvrement est un élément clé de la diffusion de la culture cash.

Les étapes clés de la digitalisation du cycle Order-to-Cash

Pour mener à bien la digitalisation du cycle O2C, plusieurs étapes clés sont à considérer :

Évaluation de la maturité digitale : avant de se lancer dans la digitalisation du cycle O2C, il est essentiel d’évaluer la maturité digitale de l’entreprise. Cette évaluation permet d’identifier les forces et les faiblesses des processus existants, les opportunités d’amélioration et les défis à relever.
Définition de la stratégie de digitalisation : en fonction des résultats de l’évaluation, il convient de définir une stratégie de digitalisation adaptée aux besoins et objectifs de l’entreprise. Cette stratégie doit prendre en compte les aspects technologiques, organisationnels et humains.
Choix des solutions technologiques : la sélection des solutions technologiques appropriées est une étape cruciale dans la digitalisation du cycle O2C. Les entreprises doivent opter pour des solutions évolutives, sécurisées et interopérables, répondant aux besoins spécifiques de leur secteur d’activité.
Mise en œuvre et intégration des solutions : la mise en œuvre des solutions technologiques choisies doit être réalisée de manière méthodique et rigoureuse, en veillant à leur intégration avec les systèmes d’information existants et à la formation des utilisateurs.
Accompagnement du changement : la digitalisation du cycle O2C implique des changements importants dans les processus, les organisations et les compétences. Un accompagnement du changement adapté est nécessaire pour favoriser l’adhésion des collaborateurs et garantir le succès du projet.
Pilotage et amélioration continue : la digitalisation du cycle O2C est un processus continu, qui nécessite un pilotage régulier et une amélioration continue. Les entreprises doivent mettre en place des indicateurs de performance pertinents et suivre leur évolution dans le temps, afin d’identifier les axes d’amélioration et d’optimiser en permanence leur gestion de trésorerie.

Quels changements pour les parties prenantes du processus O2C ?

La digitalisation du cycle Order-to-Cash présente des bénéfices pour l’ensemble des parties prenantes de l’entreprise :

Pour la direction financière : une meilleure visibilité sur la trésorerie, une réduction des délais de paiement et des risques d’impayés, ainsi qu’une amélioration de la prise de décision grâce à des données fiables et en temps réel.
Pour les équipes commerciales : une amélioration de la satisfaction client grâce à des processus de commande et de facturation simplifiés et plus rapides, ainsi qu’une meilleure collaboration avec les équipes crédit management et recouvrement.
Pour les équipes cre dit management et recouvrement : une réduction des tâches à faible valeur ajoutée, une amélioration de l’efficacité des processus de relance et de recouvrement, ainsi qu’une meilleure gestion des litiges.
Pour les clients : une expérience d’achat améliorée, grâce à des processus de commande, de facturation et de paiement simplifiés et sécurisés, ainsi qu’une meilleure traçabilité des transactions.

La digitalisation du cycle Order-to-Cash est un enjeu majeur pour les entreprises, qui permet d’améliorer leur performance financière, de renforcer leur culture cash et d’optimiser leur efficience opérationnelle. En s’appuyant sur des bonnes pratiques et en adoptant une approche globale de Cash Excellence, les entreprises peuvent relever les défis liés à la digitalisation du cycle O2C et tirer pleinement profit des opportunités offertes par les nouvelles technologies.

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Équipe rédactionnelle :

Pierre Gauthier

Florian Jouvenot

Colin Seconde